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11. August: Landesverwaltung kommuniziert digital
Ab morgen, 11. August kommunizieren öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen nur mehr digital. Bürger können Dokumente weiterhin in Papierform vorlegen.
"Die Digitalisierung bringt große Herausforderungen mit sich, eröffnet aber auch neue Wege zu einer schnellen, effizienten und einfacheren Kommunikation", ist IT-Landesrätin Waltraud Deeg überzeugt.
Ab dem morgigen Donnerstag, 11. August, kann die Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen auf drei Wegen erfolgen: über PEC, über eGov-Dienste, die über das Bürgerkonto oder über die Bürgerkarte zugänglich sind, oder über Datenaustausch zwischen Anwendungen, wie beispielsweise die elektronische Rechnung. Ab morgen sind alle öffentlichen Verwaltungen Italiens dazu verpflichtet, alle Dokumente im Original in digitaler Form zu erstellen. Diese Form der Kommunikation wurde auch eigens in der Gesetzesnovelle zur offenen Verwaltung (Landesgesetz Nr. 17/1993) geregelt. Demzufolge gilt der 11. August 2016 als Stichtag für die ausschließlich digitale Kommunikation der Unternehmen mit der Verwaltung. Laut staatlichen Vorgaben dürfen Betriebe nur mehr in digitaler Form mit öffentlichen Verwaltungen kommunizieren. Dies hat zur Folge, dass alle Unternehmen eine zertifizierte elektronische Post (PEC) haben müssen.
"Wir sind in der Landesverwaltung darauf vorbereitet", betont Landesrätin Waltraud Deeg. Man sei sich aber dennoch bewusst, dass nicht alle Betriebe eine PEC-Adresse hätten oder diese bei Vorhandensein nicht anwenden würden. "Dieses Problem haben nicht nur die Landwirte, sondern vermutlich auch die kleinen Handwerksbetriebe, Freiberufler und andere", bemerkt Landesrätin Deeg. "Allerdings gilt es, uns der digitalen Kommunikation zu stellen, um nicht hintan zu stehen. Auf Staatsebene werden bereits viele öffentliche Dienste nur mehr digital abgewickelt, beispielsweise beim Institut für Nationalfürsorge NIFS/INPS", gibt Deeg zu bedenken. Sie regt daher die Wirtschaftsverbände dazu an, ihre Mitglieder bei der Umstellung auf die digitale Kommunikation bestmöglich zu unterstützen und zu begleiten. Laut der IT- und Verwaltungslandesrätin seien die Vorteile in den Vordergrund zu rücken: "Die Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung kann in Zukunft schneller und einfacher abgewickelt werden."
Keine Verpflichtung für Bürger und Vereinigungen
Die Digitalisierung der Kommunikation betrifft einstweilen Unternehmen. Privatpersonen und Vereinigungen haben indes weiterhin das Recht, Anträge und Erklärungen in Papierform vorzulegen und auch Dokumente in Papierform zu erhalten. Das staatliche Dekret sieht allerdings auch vor, dass ab 11. August 2016 alle öffentlichen Verwaltungen die Originale ihrer Dokumente ausschließlich digital verwahren müssen. Das heißt, die in Papierform eingereichten Dokumente müssen von der Verwaltung sofort digitalisiert werden.
"Jedes Amt kann digitale Originale erzeugen, diese werden digital von den Führungskräften unterzeichnet, normgerecht protokolliert und schließlich über verschiedene Wege an den Empfänger gesendet", erklärt Kurt Pöhl, Leiter der Landesabteilung Informationstechnik. Falls der Empfänger eine PEC-Adresse hat, wird das Dokument über PEC geschickt. Wenn der Empfänger eine Privatperson ist, die keine PEC oder E-Mail-Adresse hat, und es besteht eine Zustellungspflicht (Einschreibebrief), dann wird mit einer eigenen Anwendung eine normgerechte Papierkopie des originalen digitalen Dokuments erstellt und per Post übermittelt. Falls es die Rechtslage erlaubt, wird bei speziellen Verfahren die Zustellung über das Bürgerkonto im Bürgernetz sichergestellt. Privatpersonen können somit ihre Gesuche über eGov-Dienste (falls vorhanden) einreichen, über PEC, per E-Mail mit einer Kopie eines Ausweises oder immer noch auf Papier.
eGov-Dienste werden ausgebaut
Die Landesabteilung Informationstechnik hat bereits ein Projekt gestartet, um in drei Jahren 200 Formulare als eGov-Dienste anbieten zu können. Auch hat eine eigens eingesetzte "Arbeitsgruppe für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung" bereits mehrere Schritte unternommen, um den Prozess der Digitalisierung zu begleiten, beispielsweise durch die Erstellung eines Handbuches für die Dokumentenverwaltung, die Anpassung von Webanwendungen und des eGov-Portals sowie durch laufende Weiterbildungsveranstaltungen. "Wir wollen die Bürger in das digitale Zeitalter begleiten und unsere Dienste möglichst anwenderfreundlich und einfach anbieten, um vorhandene Ängste zu überwinden und das große Potential der Digitalisierung als Entwicklungschance zu verankern", betont Landesrätin Waltraud Deeg.
LPA
